Cinco vantagens de um sistema de gestão para controle do estoque

Uso de ferramenta possibilita o gerenciamento de produtos e matérias primas e contribui para evitar prejuízos

O controle do estoque é sempre um ponto que merece atenção redobrada dentro de uma empresa. Se o gerenciamento não for feito da forma correta, o empresário corre o risco de perder vendas por falta de produtos, ou mesmo, ter a sua área de almoxarifado completamente abarrotada por excesso de compra de materiais para produção ou artigos já acabados.

“Um sistema de gestão adequado pode contribuir para o controle de diversos aspectos do estoque, garantindo mais eficiência no uso de recursos, no planejamento correto de vendas, o que pode evitar prejuízos”, afirma a consultora de Negócios do Sistema de Gestão myrp, Karine Gresser. No caso do myrp, a consultora aponta pelo menos cinco vantagens que o sistema pode proporcionar para a empresa:

1 - Alerta de estoque mínimo:
A ferramenta de controle de reposição, com alerta de estoque mínimo, informa ao empresário quando um determinado produto atingiu o mínimo que deveria ter em estoque, para efetuar uma nova compra com o fornecedor. Isso garante que ele nunca fique sem a mercadoria no estoque e também possibilita que compre antecipadamente e negocie melhor.

2 – Pedido de compra:
No controle de compras, há uma ferramenta que identifica quando o cliente solicitou os produtos ao fornecedor e qual o prazo de entrega da mercadoria. Na continuidade do processo, o sistema aponta se o pedido foi entregue no prazo ou atrasado e se o fornecedor mandou tudo o que foi solicitado, ou se deixou algum produto pendente de entrega. Assim, o cliente sabe como trabalhar com o fornecedor ou, ainda, se não está na hora de procurar um novo, caso esse atual não o esteja atendendo 100%.

3 – Ordem de produção:
Outro ponto é o controle e acompanhamento de ordem de produção, com o foco nas indústrias, em que o sistema permite ao cliente identificar qual a quantidade realmente utilizada em uma determinada produção, deixando o estoque real sempre no sistema. Desse modo, com base na ficha técnica, que é a formulação de um produto, o sistema já provisiona as quantidades de matéria-prima necessárias para gerar o produto final e identifica se o estoque possui a quantidade necessária ou se alguma matéria prima está em falta.

4 – Gestão e emissão de relatórios:
O sistema faz a gestão e emite relatórios do estoque próprio, de terceiros em poder da empresa e da empresa em poder de terceiros. Com isso é possível saber se o produto está na empresa ou com terceiros, ou ainda, se algum produto enviado de um terceiro para a empresa não foi totalmente devolvido. O controle de estoque de terceiros é essencial quando se trabalha com muitas mercadorias, pois estas devem ser devolvidas totalmente ao terceiro. Se não houver um controle rigoroso dessa devolução, a empresa fica passível de multa.

5 – Atualização automática e geração do Sped:
Todas as operações de entrada e saída do estoque são controladas de forma automática. Quando a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é recebida, o fisco já identifica que a empresa deveria ter aquela quantidade em estoque. Quando a NF-e é emitida, o fisco identifica que o estoque deveria ter diminuído na empresa, além de já saber os produtos e quantidades pelo documento eletrônico. Mensalmente ou anualmente, deverá ser enviada a quantidade que a empresa possui em estoque por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Dessa maneira, o confronto de informações se torna ainda mais fácil.