Transportadora Americana já emite 95% de seus conhecimentos de transporte no modelo eletrônico

A Transportadora Americana (TA), uma das empresas selecionadas para participar do projeto piloto do Ministério da Fazenda para implementação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), já emite 95% de seus Conhecimentos de Transporte no modelo digital. Apesar de ser obrigatório apenas no estado do Mato Grosso, o CT-e vem trazendo bons resultados para a empresa, como redução de riscos e de tempo de serviço, além de uma economia de cerca de R$ 50 mil mensais somente com eliminação de impressão e armazenagem de formulários e gastos com postagens. 

A gerente de Sistemas de Informação da TA, Shirley Cristina Rosseto, explica que a transportadora optou por participar do projeto por identificar na digitalização de documentos fiscais uma tendência que pode facilitar os processos empresariais. "Atualmente cerca de 90% das notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no formato de NF-e, e o CT-e é gerado justamente com base nos principais dados das NFs. Sendo assim, como o documento original já nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando a necessidade de digitar tudo novamente", diz. Além disso, Shirley explica que o sistema digital também elimina o risco de encontrar dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos eletronicamente antes de chegarem à transportadora. "Isso diminui os fatores de risco e desburocratiza o processo", completa. 

No início de 2009, quando o sistema começou a ser utilizado pela empresa, a TA estimava uma economia de R$ 20 mil mensais, uma vez que deixaria de emitir 100 mil Conhecimentos de Transporte em papel por mês e eliminaria a necessidade de aquisição de formulários contínuos e de segurança, além de seu manuseio e arquivamento. "Porém, nossa economia cresceu na medida em que aumentamos a quantidade de emissões de Conhecimentos de Transporte, que subiu de 100 para 150 mil por mês. Além disso, também implementamos o sistema nas demais empresas do grupo e reduzimos nossas despesas com correio, pois hoje enviamos as faturas e o CT-e pela internet para os clientes. Com tudo isso nossa economia já está em R$ 50 mil mensais, o que representa 60% a mais do que o previsto inicialmente", explica Shirley. 

A implementação do sistema 
A Transportadora Americana participa do projeto piloto desde 2006 e, em março do ano passado, emitiu os primeiros CT-e´s do Brasil, registrados no Rio Grande do Sul. Para implementar o sistema, a TA firmou uma parceria com a empresa Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager. Com isso, ao longo do primeiro ano de utilização do modelo eletrônico a TA emitiu um milhão de conhecimentos, consolidando-se como a maior emissora do país. 

Shirley explica que, apesar de sua complexidade, o processo de elaboração e validação do CT-e é bastante rápido. "O CT-e nasce no nosso TMS (Transportation Management System), onde é gerado um arquivo XML com os dados do conhecimento. Este arquivo é enviado para o software fiscal da Synchro, que gera lotes e os valida junto à Secretaria da Fazenda, obtendo a autorização para a impressão dos DACTEs (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) e para o início do transporte. Todo este processo leva menos de cinco segundos", afirma. 

Além de rápido, o sistema eletrônico permitiu que a TA substituísse a impressão de, no mínimo, cinco vias de formulário para cada encomenda transportada, por apenas uma página de papel sulfite. "Nós fomos os primeiros a realizar a impressão de CTRCs (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) em formulários de segurança em impressoras a laser. Fizemos isto por meio de um regime especial concedido pela SEFAZ-SP e percebemos muitas vantagens no processo, como a redução de papel e um maior controle sobre o processo. Hoje, com o CT-e, no caso do extravio do DACTE, por exemplo, não precisamos refazer todo o procedimento, basta reimprimir uma cópia", diz. 

Para minimizar o impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a mesma, além de investir em políticas informativas. "A Synchro amparou nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários. Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples", diz.