Conhecimento de transporte eletrônico gera economia e elimina retrabalho na digitação de dados

Após anuncio da obrigatoriedade, as empresas Synchro e Transportadora Americana mostram como a substituição do Conhecimento de Transporte em papel pelo modelo eletrônico (CT-e) pode beneficiar as empresas

Mais uma etapa do projeto SPED foi anunciada e, a partir de setembro de 2012, o Conhecimento de Transporte – documento emitido pelas transportadoras de cargas para acompanhar as mercadorias durante seu deslocamento e viabilizar a contabilidade e o faturamento corporativo – deverá ser elaborado e validado no modelo eletrônico. Neste cenário, as empresas Synchro e Transportadora Americana (TA), parceiras durante todo o projeto piloto do Ministério da Fazenda para implementação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), já se consideram preparadas para enfrentar a obrigatoriedade, instituída pelo Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) no final de janeiro. 

A gerente de Sistemas de Informação da TA, Shirley Cristina Rosseto, explica que a transportadora optou por participar do projeto piloto desde seu início, em 2006, justamente por identificar que a digitalização de documentos fiscais pode facilitar bastante os processos empresariais. “Quase todas as notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no formato de NF-e. Sendo assim, como o documento original já nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando todo o retrabalho de digitação e manuseio dos documentos.” diz. 

Por conta disso, no início do projeto a TA firmou uma parceria com a empresa Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager e possibilitou que a TA emitisse em março de 2009 os primeiros CT-e’s do Brasil, registrados no Rio Grande do Sul. Hoje, quase três anos depois, além da maior praticidade na produção e gerenciamento dos documentos, a empresa contabiliza uma economia anual de cerca de R$ 600 mil, gerada a partir de uma redução na impressão e no armazenamento dos mais de 170 mil Conhecimentos de Transporte emitidos mensalmente pela companhia. Antes, eram impressos formulários com cerca de cinco vias para cada encomenda transportada pela empresa, já hoje esse controle foi substituído por apenas uma folha de papel sulfite. 

“Existem muitos outros ganhos que não são mensuráveis envolvendo redução de riscos legais e melhorias nos processos. O sistema digital, por exemplo, também elimina o risco de inconsistências relacionadas a dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos eletronicamente antes de chegarem à transportadora, o que desburocratiza muito o processo. Além disso, com o CT-e, no caso do extravio do DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), não precisamos refazer todo o procedimento, basta reimprimir uma cópia”, afirma a executiva.

Como funciona o CT-e

Shirley explica que, apesar de sua complexidade, o processo de elaboração e validação do CT-e é bastante rápido. “O CT-e nasce no nosso TMS (Transportation Management System), onde é gerado um arquivo XML com os dados do conhecimento. Este arquivo é enviado para o software fiscal da Synchro, que gera lotes e os valida junto à Secretaria da Fazenda, obtendo a autorização para a impressão dos DACTEs (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) e para o início do transporte. Todo este processo leva menos de cinco segundos”, afirma. 

Para minimizar o impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a mesma, além de investir em políticas informativas, o que facilitou bastante o processo. “A Synchro amparou nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários. Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples”, conta. 

Fernando Giacomini, gerente de Desenvolvimento de Novos Negócios da Synchro, explica que o módulo para CT-e comercializada pela Synchro é atualmente disponibilizado nos formatos Portal (Saas) e In House. “Este é o tipo de solução que possui um custo-benefício muito alto, pois é um projeto que se paga em poucos meses e ainda proporciona a tranqüilidade de estar em total conformidade com a legislação”, afirma o executivo.