A inserção de tecnologia nos processos do segmento de transportes e a boa gestão promovem desenvolvimento e redução de custos
Por Christian Presa | Redação MundoLogística
Desde a explosão dos computadores e da internet nos anos 1990, todos os segmentos comerciais e econômicos perceberam a necessidade de fazer a transição para os processos digitais. Essa atitude foi necessária tanto para o progresso econômico, quanto para possibilitar que as empresas acompanhassem as tendências cada vez mais dinâmicas e exigentes do mercado.
Em alguns segmentos, essa transição foi bem menos simples do que em outros. No de transportes, por exemplo, um segmento predominantemente concreto e operacional, foi necessária a visão em longo prazo e coragem, pois o mundo digital se tratava de um universo desconhecido e intimidador.
As facilidades acarretadas pelo uso da tecnologia no setor de transportes são evidentes. Conferência de frente, a integração de tecnologias como XML e Nf-e e outros processos que agora podem ser automatizadas de forma a reduzir custos e tempo de trabalho. No entanto, a necessidade de planejamento e organização de gestão é pontual, pois não basta ter acesso à informação: tem que saber aplicar.
O CEO da Tecnovia, Ricardo Moura Ardito, falou com a Revista MundoLogística sobre os serviços oferecidos pela empresa, em atividade desde 1995 e referência no mercado, bem como sobre a importância de integrar o planejamento e a tecnologia e o desafio de conduzir uma empresa e progredir em meio à tanta evolução.
MUNDOLOGÍSTICA: Realizar uma eficiente gestão de transportes é um grande desafio para as empresas e transportadoras. Como o senhor analisa a necessidade de fazer uma boa e consolidada gestão?
RICARDO MOURA ARDITO: Do ponto de vista do cliente, ou seja, de quem está contratando o serviço de transporte (embarcadores), o foco deve estar no planejamento e controle dos fornecedores. Planejamento no sentido de definir antecipadamente qual o melhor formato para cada tipo de operação, quais modais a serem utilizados e critérios para selecionar as melhores transportadoras (entrando variáveis como preço, prazos, nível de serviço, regularidade, regiões atendidas, serviços agregados, capacidade operacional, frota disponível,etc). Isso obviamente deve ocorrer antes da contratação, e é sempre bom ter mais de um fornecedor que atenda cada uma das situações. Após a contratação, é fundamental que haja controle do que está sendo executado, com indicadores claros de eficiência e métricas adequadas, para comparar os fornecedores entre si. Entram atividades, como a auditoria dos custos de fretes, o acompanhamento dos prazos dos serviços, a medição da eficiência na prestação das informações, e o tratamento rápido das situações de exceção. Sem esse controle sendo feito de forma efetiva, é muito provável que grande parte do que foi planejado deixe de ser cumprida, o que pode não só gerar prejuízos financeiros, mas, principalmente, afetar a sua própria imagem perante os clientes. Já do ponto de vista dos fornecedores, ou seja, as transportadoras, os desafios na gestão são ainda maiores. Elas são fortemente pressionadas pela concorrência, o que, muitas vezes, fazem pensar que a única forma de manter os contratos é reduzindo os preços, o que, em geral, leva à queda na qualidade dos serviços, à redução excessiva das margens, e, consequentemente, causa prejuízos que, nem sempre, são rapidamente identificados. Para as transportadoras, é fundamental otimizar os processos internos, conseguir medir com segurança os custos, e ter flexibilidade para compor os preços, de forma com que sejam remuneradas adequadamente. Além disso, elas precisam oferecer soluções que agreguem valor ao cliente, e ter ferramentas que permitam demonstrar claramente esses diferenciais. É isso que lhes dará argumentos que justifiquem os preços, no momento de suas negociações. Ter a visão clara de cada um dos processos internos e de como eles se combinam, para atender ao cliente, é primordial para a sobrevivência das transportadoras.
Quais as vantagens que a gestão de transportes proporciona?
Em qualquer negócio, gestão é fundamental. É claro para todos que uma boa ou má gestão é o que faz a diferença entre o sucesso ou o fracasso. O problema é que, como o transporte não é a atividade fim para a maioria das empresas, esse controle, muitas vezes, acaba sendo deixado em segundo plano. Há bastante tempo, porém, a logística vem ganhando importância dentro das empresas, tanto pela questão de custos, quanto de eficiência junto aos clientes. Dentro desse contexto, as atividades de transporte têm um papel importante. Antes, as ferramentas que se propunham a fazer algum controle das operações de transportes eram raras, complicadas e caras, e apenas as empresas com volumes muito grandes tinham acesso a elas. Hoje, essa situação é completamente diferente. Existe grande oferta de soluções mais inteligentes, simples, baratas e funcionais. Nesse contexto, as vantagens de utilização da gestão de transportes ultrapassam os custos, mesmo para aquelas empresas, onde, por ter menor importância, as atividades de transporte eram controladas manualmente. Atividades como integração com as transportadoras, simulação de preços, controle de prazos, auditoria de faturas, automação de processos, ranking de transportadoras, gráficos de eficiência e tantas outras podem ser implantadas de forma muito rápida, simples e barata, e os resultados, tanto em redução de custos, quanto em qualidade nos serviços, são imediatos.
Atualmente, há diversos sistemas que permitem esse gerenciamento. Quais são os mais eficazes e os benefícios que oferecem?
É primordial que os gestores tenham informações que façam a diferença na tomada de decisão, de forma simples e clara. Gráficos são muito eficientes para essa finalidade e possibilitam analisar rapidamente a evolução de indicadores, ao longo do tempo, ou a comparação de um mesmo indicador entre diferentes fornecedores. A estratificação das informações é outro recurso importantíssimo, permitindo, por exemplo, visualizar as entregas, cujo agendamento não foi cumprido, ou as faturas que requerem a análise para a aprovação. Isso permite focar prioritariamente naquelas operações que exigem a atenção em dado momento, sem ter de vasculhar toda a massa de transações, de forma a antecipar a solução dos problemas. Outro aspecto primordial é automatizar todos os processos que possam ser automatizados. Hoje, não se pode conceber que as informações em massa sejam digitadas, ou que os relatórios precisem ser conferidos, ou que as informações tenham de ser transcritas (do sistema para um e-mail, por exemplo). Todos esses processos repetitivos devem ser tratados de forma automática e transparente pelo sistema, por meio de integrações e fluxos de processos inteligentes. Para as pessoas, devem ficar apenas as atividades que exijam a análise especializada e decisão. Usabilidade é outro fator importante a ser considerado. A interface com o usuário precisa ser limpa e clara, e o sistema deve ser intuitivo, permitindo que se obtenha o resultado desejado com poucos cliques. Ainda nessa linha, a possibilidade de utilização do sistema em dispositivos móveis (tablets e smartphones) é um diferencial interessante. Deve-se lembrar, também, que a ferramenta que for utilizar tem de evoluir constantemente, de preferência, antecipando-se às suas necessidades. O ambiente corporativo muda constantemente, e, da mesma forma, as exigências legais e normativas e os sistemas precisam acompanhar essa evolução de forma natural, sem custos extras ou transições traumáticas.
Uma das facilidades é a conferência de frete. Como isso acontece?
No momento da contratação de uma transportadora, estabelece-se uma negociação, que contém todos os critérios para o cálculo do frete, nas diversas situações, além dos prazos a serem praticados. Esses “contratos” ficam registrados no sistema e permite que ele faça uma simulação prévia de cada transação a ser realizada. No momento que a transportadora gera o seu Conhecimento de Transporte, ele é automaticamente importado e o sistema confronta as informações e os cálculos com aquela prévia, apontando as eventuais divergências diretamente para a transportadora, que tem a responsabilidade de corrigi-las. Só serão liberados para o faturamento e pagamento os conhecimentos que cumprirem todos os quesitos previamente acordados. Esse processo é feito de forma totalmente automatizada, e a área de logística apenas acompanha e monitora os resultados. Esse é um ótimo exemplo de um processo, no qual todos ganham: o embarcador, que elimina totalmente as tarefas manuais de conferência, e a transportadora, que recebe um feedback imediato, caso cometa alguma falha, evitando eventuais atrasos no recebimento das faturas, devido a erros nos documentos.
Os portais na web de autosserviço também são muito utilizados. Como essa alternativa facilita o dia a dia das transportadoras?
O conceito é exatamente o mesmo utilizado pelos bancos há décadas: a ideia é que os clientes tenham acesso aos serviços que desejam na hora que precisam, sem ter de interagir com ninguém. Isso dá autonomia ao cliente e economiza uma enormidade aos bancos, que não precisam de funcionários para atender aos seus clientes e realizar as suas transações. Na maior parte dos casos, a integração entre os embarcadores e as transportadoras ainda deixa muito a desejar. Em geral, limita-se à troca de arquivos Eletronic Data Interchange (EDI) e, muitas vezes, isso ainda depende de algum tipo de interação manual, como enviar ou receber um arquivo por e-mail ou File Transfer Protocol (FTP) e, em seguida, submeter esse arquivo para o processamento. Esse tipo de integração pode facilmente ser substituída por web services, passando a ser processada de forma totalmente transparente e automática. O sistema do embarcador “conversa” com o sistema da transportadora e não há a necessidade de pessoas envolvidas em nenhum dos lados. Agora, na falta dessa integração mais automática, porque um dos lados não possui a tecnologia necessária ou, também, para as transações mais eventuais, os portais cumprem um papel muito importante. Por exemplo, um embarcador que trabalha com 10 transportadoras, sendo que oito delas conseguem fazer as suas integrações via web services, mas duas não. Em vez desse embarcador ter processos distintos e alocar pessoas para tratar as transações dessas duas transportadoras de forma manual (e muito mais trabalhosa do que as demais), ele pode simplesmente pedir que elas executem as suas transações diretamente no portal. Elas poderão enviar e receber os seus arquivos por lá, acompanhar a conferência de documentos, a liberação de faturas e pagamentos, monitorar a própria performance etc. Ou seja, as transportadoras que não possuem um sistema próprio, que permita automatizar as suas tarefas, podem interagir diretamente com o sistema do embarcador. Porém, o importante é que, para o embarcador, elas passam a ser tratadas exatamente da mesma forma que as demais, ou seja, de forma totalmente automatizada e transparente. O mesmo conceito aplica-se no sentido oposto. As transportadoras que possuem um portal possibilitam que os seus clientes “menos automatizados” realizem todas as suas transações, acompanhem as cargas, emitam faturas e boletos diretamente no portal, sem que elas precisem de uma estrutura para efetuar essas tarefas manualmente para os clientes.
De que maneira os processos automatizados estão inseridos na gestão de transportes, gerando eficiência à operação?
O que falarei me fará parecer um pouco “antigo”, mas eu ainda me lembro que, quando começamos, algumas transportadoras datilografavam os seus Conhecimentos de Transporte em formulários, com cinco ou seis vias. Dá para imaginar isso hoje? Claro que não. Entretanto, se pensarmos que ainda existem transportadoras que calculam os seus fretes manualmente e digitam as informações em um programa que apenas faz a geração do CT-e, quanta “evolução”! É óbvio que o fato de utilizar um computador e um programa especializado não significa necessariamente que estará automatizando os seus processos. No âmbito do cliente, havia (ou será que isso ainda existe?) uma pessoa que recebia uma dessas vias do conhecimento, conferia os cálculos, e os somava, para ver se estava de acordo com o valor total da fatura. Ao constatar alguma diferença, ligava para a transportadora e ambos perdiam algum tempo tentando entender a causa das divergências. Vamos comparar esse processo como ele é (ou deveria ser) hoje: ao emitir a nota fiscal, o sistema do embarcador escolhe a transportadora que executará o serviço, com base em critérios pré-estabelecidos. Então, aciona-se um web service na transportadora, que, por sua vez, efetua os cálculos necessários e dispara a geração e a autorização do CT-e. Em seguida, esse sistema da transportadora aciona um web service no sistema do embarcador, enviando o Extensible Markup Language (XML) desse CT-e. O sistema do embarcador, por sua vez, confronta os dados do CT-e, gerado pela transportadora, com os que ele próprio apurou, e, em caso de divergência, disponibiliza automaticamente os resultados da análise para um analista da transportadora. Apenas nesse momento ocorrerá alguma atividade manual, na transportadora, mas apenas para o tratamento das exceções. Esse é apenas um exemplo de um dos processos, mas dá para visualizar bem a diferença entre um processo automatizado e o mesmo feito à moda antiga, ainda que utilizando um computador para isso.
O gerenciamento de transportes conta, ainda, com a flexibilidade na negociação dos contratos. Como isso funciona?
Se pensarmos que as margens nos contratos de transportes são extremamente apertadas, fica fácil entender o porquê de as regras não poderem ser rígidas. Em geral, as transportadoras precisam se adaptar às inúmeras exigências de seus clientes, mas devem ter recursos que as permitam refletir isso de forma adequada nos seus preços. Um cliente pode exigir, por exemplo, que a imagem do comprovante esteja disponível logo após a realização da entrega, enquanto outro cliente pode demandar entregas em supermercados (sujeitas a atrasos no recebimento) ou áreas de difícil acesso. São inúmeras situações distintas e cada uma delas precisa ser tratada de acordo com as suas particularidades. É impossível pensar em ter uma única tabela de preços e um único modelo operacional, que atendam a todos os clientes. Do outro lado, um embarcador pode ter entregas vindas do site dele de e-commerce, que exigem o acompanhamento e o envio de informações em tempo real para os clientes, enquanto outras são para a rede de distribuição, que podem ter prazos e controles bem mais “folgados”. Se colocar tudo “em um mesmo saco”, certamente esse embarcador estará tendo custos desnecessários. Os modelos de contratação devem possibilitar o tratamento adequado a todas essas diferentes situações. Ferramentas para a simulação também são de grande ajuda, na formação desses modelos.
Qual a preocupação e o foco da Tecnovia, ao oferecer os seus sistemas de gestão de transportes? Como eles foram projetados para atender às necessidades atuais das empresas?
Tentamos sempre nos colocar no lugar dos nossos clientes, para entender o que pode trazer ganhos de produtividade e diferencial competitivo para eles. Atendemos embarcadores, transportadoras e operadores logísticos, o que nos permite conhecer muito bem não só as necessidades internas de cada um deles, mas também as expectativas dos clientes e fornecedores deles, e como eles se relacionam. Em paralelo a isso, pesquisamos incansavelmente novas tecnologias. Estamos sempre atentos a tudo o que é lançado. A cada novidade, com a qual nos deparamos, pensamos de que forma podemos usar isso para melhorar os nossos produtos. Quando identificamos alguma possibilidade de benefício, vamos a fundo naquilo. Juntamos, então, tudo o que aprendemos no dia a dia com os nossos clientes, mais a experiência da nossa equipe nos inúmeros projetos que já conduzimos (lembrando que são 21 anos falando diariamente sobre os mesmos assuntos), e agregamos tecnologia de ponta aos processos. É assim que concebemos os nossos produtos e os resultados saem naturalmente.
Para mais informações acesse: www.tecnovia.com.br
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