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Manual básico de sobrevivência para Gestores de Logística e Transportes

Você gostaria de se tornar um gestor de logística que coleciona cases de sucesso? Mais efetivo, assertivo e com boa reputação na empresa e no mercado? Deseja ter sucesso na carreira gerindo uma operação logística mais produtiva, eficiente, rápida e no custo ideal?

Eu tenho certeza que sim…

Existem grandes chances que você esteja cometendo erros primários que impactam diretamente as margens do produto e consequentemente o faturamento — é isso o que tenho visto em dezenas de empresas. Por isso, é importante que você preste bastante atenção neste manual básico de “sobrevivência”, caso queira ter resultados de verdade como gestor de logística e transportes.

Sabemos que a logística não dorme, e, nem um dia é como o outro — o setor tem uma dinâmica toda própria e é capaz de regular toda a cadeia. Imagine só se a matéria prima não chegar a tempo e a fábrica parar?! Se faltar produtos no estoque e a venda não acontecer, ou ter excesso de estoque acabando com o capital de giro? E se a distribuição não funcionar e, o que foi prometido ao cliente não for entregue e/ou não entregar na qualidade e quantidade que ele espera? Seria um caos não seria?

Fique tranquilo. Neste artigo, você vai aprender de uma maneira simples e didática, quais são as 07 principais, e, mais importantes ações para que a logística de sua empresa se torne Benchmark em eficiência, produtividade, controle, rapidez e assertividade.

Continue lendo o artigo para saber mais sobre:

1.   Onde deve ser o foco de maior atenção na gestão logística?

2.   O que compõe o custo logístico e quais os itens mais importantes?

3.   Quais são os departamentos chaves para o sucesso logístico e como estabelecer parceria?

4.   A importância de ter (e como ter) as melhores pessoas no time (qual o perfil dessas?)?

5.   A relevância dos processos;

6.   O que delegar, quando delegar e porque delegar para não morrer abraçado aos problemas;

7.   O maior erro que o gestor de logística pode cometer.

 

Aperte os cintos e prepare-se para alavancar sua carreira e os negócios da sua empresa.

 

01. ONDE DEVE SER O FOCO DE MAIOR ATENÇÃO NA GESTÃO LOGÍSTICA

Essa deveria ser a primeira pergunta que todo diretor, gerente, coordenador, supervisor ou encarregado de logística devia se fazer. A estratégia da gestão. Por onde começo? Para onde vou virar o canhão na maior parte do tempo?

Tudo é importante. Claro que sim. Mas existem focos de atenção naquilo que é mais crítico. O gestor deve identificar qual o ponto de maior atenção em cada momento:

Controle dos estoques, armazenagem, inventários, endereçamento, piking, carteira de pedidos, leiaute do armazém, carga, descarga, recebimento, expedição, transportes, roteirização, conta frete, processos, pagamentos e etc…

É preciso definir um plano de ação começando por aquilo que está mais crítico e que é urgente e importante. Não esqueça que todas as ações são importantes e que cedo ou tarde cada setor da engrenagem logística deve ser ajustado, contudo, será preciso decidir onde aplicar maior esforço nesse momento.

Exemplo:

As entregas não estão acontecendo como deveriam e os motivos são: falta de mercadoria para completar o pedido, lote em desacordo, cliente devolvendo por shelf life curto. Qual deve ser a ação corretiva?

Em um treinamento alguém me disse: o gestor precisa treinar os motoristas e trabalhar a logística reversa. Sem dúvida a ação é importante, no entanto não é o foco no momento. O correto seria: o gestor deve trabalhar a logística inbound; seus estoques/armazenagem e processos de separação: fazer um inventário, treinar a equipe de separação e conferência, implantar o FIFO, LIFO e FEFO e padronizar o processos por cliente (peça ajuda ao customer service para entender as particularidades de cada cliente).

 

2. O QUE COMPÕE O CUSTO LOGÍSTICO E QUAIS OS ITENS MAIS IMPORTANTES

O custo logístico foi e sempre será o fator de maior atenção do gestor. Na tomada de decisão sobre onde concentrar as forças deve-se ter ciência que eliminar os desperdícios e encontrar as fontes de perdas é vital. Para isso as ferramentas de melhoria contínua para logística poderão ajudar.

O transporte e os estoques são juntos a maior parcela do custo logístico, podendo atingir até 2/3 do custo total (cada um). Logo são frentes que devem ser acompanhadas de perto pelo gestor:

 

CUSTOS DE TRANSPORTE:

Conta frete determinada no orçamento, diárias/estadias por ineficiência da operação, veículos de distribuição ou transferência ociosos, taxas por erros de agendamento, paletização, perda de janelas, restrição de rodagem, roteirização mal feita, logística reversa e etc…

Fretes gastos com veículos spots para atender o erro de acuracidade ou de vendas, devoluções por motivos como: clientes em inventário, com estoque cheio ou os pedidos que foram duplicados, com preço divergente ou por erros de paletização, qual o custo de entregar em clientes não rentáveis ou com drop-size muito baixo?

 

CUSTOS DE ESTOQUE:

 

Saiba no detalhe os custos proporcionais à quantidade armazenada e ao tempo que o produto fica em estoque; Descubra os custos de oportunidade do capital; Os custos de falta; Defina a politica de estoque.

 

3. QUAIS SÃO OS DEPARTAMENTOS CHAVES PARA O SUCESSO LOGÍSTICO E COMO ESTABELECER PARCERIA

O sucesso da logística está atrelado a sincronicidade com departamento como vendas (estimativa), marketing (estratégia), planejamento e demanda (equalização dos estoques), financeiro (custos de estoques e fretes), customer service (nível de serviço), compras (insumos) e outros.

O gestor de logística deve estreitar laços e juntar forças com todos os departamentos buscando o equilíbrio e equalização operacional e estratégica. As decisões precisam ser tomadas em conjunto, no tópico 07: o maior erro da gestão, falaremos como é possível envolver a todos.

 

4. A IMPORTÂNCIA DE TER (E COMO TER) AS MELHORES PESSOAS NO TIME (QUAL O PERFIL DESSAS?)

Você já deve ter percebido que são muitas frentes de atuação não é mesmo? Deve estar também pensando que terá que se desdobrar para dar conta de tudo correto? Errado. Você precisará montar e desenvolver uma equipe de alto padrão: esses devem possuir noções de economia, infraestrutura, transporte, armazenagem e distribuição.

O desenvolvimento e motivação do seu capital intelectual é o grande “pulo do gato” e muitas empresas sabem disso, contudo ignoram na prática. Você deve perseguir isso todos os dias.

Ter equipe preparada técnica e emocionalmente será seu grande diferencial, sem isso, seu sucesso como gestor estará a anos luz de distância. Saber liderar, desenvolver e inspirar a equipe é o seu papel mais importante na função, são os estoquistas, empilhadores, faturistas, separadores, conferentes, encarregados, motoristas e operadores de sistemas que farão a operação ser um sucesso — a guerra é vencida na trincheira.

 

5. A IMPORTÂNCIA DOS PROCESSOS

A falta de processos claros, eficientes, bem definidos, padronizados, operacionalizados e divulgados é a causa de maior desgraça na logística. Processos logísticos eficientes garantem bons resultados. Processos são tudo.

Você sabe o que é um processo logístico de uma empresa?

Um processo de logística nada mais é do que um sistema da administração que promove o gerenciamento e desenvolvimento da produção, desde a aquisição até a entrega para o consumidor final. É por meio de um processo logístico que os insumos chegam até as fábricas e os produtos são distribuídos aos consumidores garantindo o sucesso da empresa.

Logística é serviço, e, informação é a matéria prima logística. É preciso documentar o como fazer, quem deve fazer no tempo que deve ser feito e sobre que viés. Não é uma questão de burocratizar, mas de definir, padronizar e operacionalizar.

Portanto, foque nos processos.

 

6. O QUE DELEGAR, QUANDO DELEGAR E PORQUE DELEGAR PARA NÃO MORRER ABRAÇADO AOS PROBLEMAS

O conselho do grande Steve Jobs ainda vale: concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto.

Na verdade você deve se concentrar na gestão e na liderança. Ou seja, tenha ciência de tudo — se os processos e escopos estiverem bem definidos todos saberão o quê e como fazer.

A centralização é um erro clássico dos gestores, principalmente aqueles que têm medo de perder seus empregos. Se você é um desses gestores está fadado ao fracasso, na logística “morrerá” abraçado aos problemas.

Desenvolva a equipe para que sejam melhor que vocês e principalmente em sua ausência tenham a coragem de decidir pautado nos processos já estabelecidos — a empresa espera isso de você, é ético treinar o time e, é o que garantirá sua ascensão. Dê autonomia à equipe, você se surpreenderá o que são capazes de fazer quando desafiados.

 

7. O MAIOR ERRO QUE O GESTOR PODE COMETER

Intencionalmente deixei esse item para o final. Não é que seja mais importante que todos os outros itens, mas esse poderá te dar a visão geral de como estava, como está e para onde está indo toda a sua estratégia:

A medição…

“Não se  gerencia o que não se  mede, não se  mede o que não se  define, não se define o que não se  entende, e não há sucesso no que não se  gerencia”  William Edwards Deming

Tudo pode ser medido. Tudo mesmo. Contudo gerar um imenso banco de dados sem foco e causa pode gerar uma overdose de informação e o que deveria ajudar complica muito mais. Logo, mais importante do que medir é definir o que deve ser medido.

A maioria dos gestores erra neste quesito, às vezes por ignorar, mas na maioria das vezes por não ter expertise e não saber como estabelecer, criar e operacionalizar os temidos KPI’s.

Defina os drives de medição — quais os KPI’s mais importantes (que sejam o mais simples possível para que todos entendam) — quais relatórios devem ser diário, semanais, mensais. Saiba o que quer e aonde que chegar — isso é basilar.

Depois insira na rotina a consulta aos números — o que eles estão falando de sua operação, que caminhos estão apontando, quais pistas estão trazendo. Divida os relatórios com todos os departamentos que tratamos no tópico três.

 

Recapitulando…

Chega de apagar incêndio, de não ter uma operação redonda e ficar correndo “atrás do rabo”. Se quiser ser um gestor de sucesso esses 07 passos que falamos (todos testados e comprovados) são simples, objetivos e poderosos:

(1) Saiba no que focar, tudo importa, mas existem prioridades para cada momento.

(2) Conheça a logística e seus custos no detalhe e trabalhe onde os resultados são mais expressivos.

(3) Construa parcerias no próprio negócio, não trabalhe isolado.

(4) Tenha os melhores profissionais no seu time, desenvolva, motive, inspire-os.

(5) Construa processos campeões e bem definidos.

(6) Para não morrer abraçado aos problemas delegue mais e se surpreenda com o time.

(7) Fuja do erro não medir, pois o que não se mede não se gerencia.

 

Dica extra: pra você que leu até aqui; que chegou ao fim, tenho mais uma dica:

8.ENTREGUE SEMPRE MAIS DO QUE PROMETEU

Um gestor logístico de sucesso sempre entrega mais.

Busque a excelência logística, sempre queira chegar à sua melhor versão. Capriche nos detalhes, antecipe pedidos, aumente os níveis de qualidade, entregue antes sempre que possível, inove sempre.

Faça o melhor, na condição que você tem, enquanto não tem condição melhor, para fazer melhor ainda.

 

Até a próxima!

Achiles Rodrigues

Por Achiles Rodrigues

Achiles Rodrigues Possui mais de 16 anos de atuação em logística, transportes, processos e pessoas. É professor de liderança e criatividade e um entusiasta do mundo digital. É graduado em administração de empresas, Teologia e pós-graduado em MBA Logística e Supply Chain.

 

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