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Melhoria Contínua na Logística: Sete ferramentas para melhorar a eficiência e acabar com desperdícios

Como estão os seus processos? Você tem controle de toda a sua operação, conhece os níveis de produtividade por funcionário, encontra a causa raiz dos diversos problemas que aparecem, ou só tem apagado incêndio?

E os níveis de serviço? A organização das instalações?

Seus clientes estão satisfeitos? Os funcionários têm clareza do que fazer? Qual é seu percentual de perda/desperdício?

Não tem resposta para a maioria dessas perguntas?

O que é e qual a história da Melhoria Contínua?
Melhoria Contínua é a nomenclatura dada a um conjunto de ações e ferramentas que visam à busca por qualidade, aumento de produtividade, segurança e redução de custos. É comum as empresas adotarem a filosofia de melhoria para seus processos e utilizarem uma série de nomenclaturas para identificar o que foi implantado, as mais comuns são:

  • Lean manufacturing: Também conhecida como manufatura enxuta ou manufatura esbelta. Trata-se de uma filosofia operacional de gestão focada na redução dos sete tipos de desperdícios (superprodução, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos). Surgiu na Toyota, no Japão, pós-Segunda Guerra Mundial. O criador foi Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota;
  • Manufatura enxuta: É uma filosofia de gestão que nasceu com Sistema Toyota de Produção, o mesmo que Lean manufacturing;
  • Kaizen: Termo japonês cujo significado literal é melhoria contínua ou mudar (KAI) para melhor (ZEN). É um termo tão comum no Japão que é usado em todos os aspectos da vida: pessoal, familiar, social ou no trabalho. Muito mais que um método, Kaizen é considerado por muitos como uma filosofia: “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”, premissa básica da metodologia Kaizen. Portanto, uma ferramenta da filosofia Lean Manufacturing.
  • Ciclo PDCA: Ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas do mundo todo. Pode se dizer que é o método americano de melhoria contínua. É assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem;
  • Melhoria contínua: Uma filosofia de melhoramento contínuo em toda a organização. O mesmo que Kaizen.

Como implantar
Implantar a filosofia de melhoria contínua na empresa e obter resultados significativos em todas as áreas é uma mudança de paradigmas, de cultura e processos. Contratempos e barreiras são esperados, mas tudo está na mente do profissional.

O programa deve ser inserido com muita calma e planejamento, para que não se torne apenas mais um processo ou relatório que se preenche porque alguém mandou. É preciso mudar o mindset de todo o time a ponto de se tornar parte do DNA da companhia.  Será necessário envolver todas as pessoas da empresa (de cima para baixo).

Na logística (que é o foco aqui) pode-se começar com ferramentas de melhoria contínua mais simples e básicas, mas que trarão benefícios percebidos em curto prazo.

Conheça sete ferramentas de Melhoria Contínua e elimine os desperdícios:

1) Metodologia 5S
5S é o nome de um método, uma das ferramentas da filosofia Lean que ajuda na construção da cultura de disciplina. A filosofia busca promover, através da consciência e responsabilidade de todos: disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho. Cada uma das cinco palavras representa uma etapa do programa de implantação do 5S que podem também ser chamados de os cinco “sensos”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke:

  • SEIRI: se refere a evitar o que for desnecessário, ou o “senso de utilização”. Separa aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, passando-o para outros que possam fazer uso dele ou simplesmente descartando, assim consegue-se melhorar a arrumação dando lugar ao novo.
  • SEITON: significa deixar tudo em ordem, ou o “senso de organização”. Literalmente significa arrumar tudo, deixando tudo em seu devido lugar para que seja possível encontrá-las facilmente sempre que necessário. Evitando assim o desperdício de tempo e energia.
  • SEISO: significa manter limpo, ou o “senso de limpeza”. Depois de ter tirado tudo que era desnecessário deixando tudo em ordem, é preciso manter assim.
  • SEIKETSU: Zelar pela saúde e higiene ou “senso de saúde e higiene”. Além de manter o local de trabalho limpo deve-se cuidar da higiene pessoal também.
  • SHITSUKE: disciplina. Este conceito é um pouco mais abrangente do que o significado ao qual estamos acostumados de seguir as normas. Ele se refere também ao caráter do indivíduo que deve ser honrado, educado e manter bons hábitos.

Para a logística estes são códigos de princípios morais não escritos que se resumem em otimização, organização, limpeza, disciplina e harmonia.

2) Gestão à vista
Pode ser considerada uma grande aliada para os processos de comunicar e engajar os colaboradores. Informações relevantes são disponibilizadas à vista dos colaboradores e gestores, permitindo o acompanhamento de indicadores da área, status de projetos e tendências.

Assim à gestão à vista tem como objetivo disponibilizar as informações necessárias de uma forma simples e de fácil assimilação, buscando tornar mais fácil o trabalho diário e também a busca pela melhoria da qualidade.

Quais os benefícios da gestão à vista:

  • Maior facilidade de assimilação das informações por parte dos profissionais envolvidos no processo através de gráficos, símbolos e diagramas;
  • Melhor comunicação e consequentemente mais integração por meio de todas as informações necessárias expostas a todos;
  • Exposição de metas e objetivo/status a serem controlados, planos de ação e demais informações pertinentes a cada setor da empresa;
  • Clareza e engajamento do time operacional e administrativo;
  • Status em tempo real de separação de pedidos, carregamento de veículos, perdas, retornos e etc.

Como implantar a gestão à vista:
Definir os indicadores fundamentais e importantes para a gestão à vista;

Estabelecer os padrões visuais a serem adotados: kanban (controle dos estoques e de produtos), indicadores luminosos, sinalizadores coloridos, cartões e etc.;

Definição de responsáveis pela coleta, processamento e exposição das informações de forma segura e padrão;

A gestão à vista pode ser também uma forma de estimular a competição saudável entre os turnos, pois permite a comparação, e possibilita a melhoria de performance, afinal ninguém gosta de perder, e desta forma é possível à visualização de quem está em melhor situação favorecendo o Benchmark interno. 

3) 5 Porquês: análise da causa raiz
Os “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um problema. Surgiu na década de 70 no Japão criado pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos, o método consiste em; após definido exatamente o problema, questionar o porquê por cinco vezes, até que se encontre sua verdadeira causa.

Vantagens do uso dos 5 porquês:

  • Ferramenta bastante simples, podendo ser aplicada a qualquer momento, sem a exigência, por exemplo, de análises estatísticas apuradas ou consultorias técnicas especializadas;
  • Permite identificar a causa raiz/real do problema;
  • Para identificá-la, basta para cada resposta avaliarmos se a correção desta causa evitará o surgimento do problema: caso negativo devemos mais uma vez fazer a pergunta “Por quê?”; 
  • Baixo custo de operacionalização;
  • Comprometimento: pelo fato de ser uma ferramenta extremamente simples, permite o envolvimento de diversos níveis funcionais; a partir do envolvimento no problema e na busca de soluções, cria-se o comprometimento com a solução;
  • Flexibilidade: sua utilização é compatível com o uso de outras técnicas de identificação de causa raiz.

4) Diagramas de Causa e Efeito / Ishikawa / Espinha de Peixe
Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama de Ishikawa, Diagrama Espinha de peixe ou diagrama 6M, são os nomes dados ao diagrama criado por Kaoru Ishikawa na década de 40. É uma representação gráfica que permite a organização das informações possibilitando a identificação das possíveis causas de um determinado problema ou efeito. Mostra-nos as causas principais de uma ação, as quais dirigem para as subcausas, levando ao resultado final.

A espinha de peixe tem sua divisão baseada em causas primárias, que podem ser os seis:

  1. Método: É método utilizado para executar o trabalho ou um procedimento;
  2. Matéria-prima – A matéria prima utilizada no trabalho que pode ser a causa de problemas;
  3. Máquina: causa que envolva a máquina, como ajustes incorretos ou defeitos mecânicos e elétricos;
  4. Meio Ambiente: O ambiente pode favorecer a ocorrências de problemas, está relacionada neste contexto a poluição, poeira, calor, falta de espaço, etc.;
  5. Mão de obra: toda causa que envolva a ação de um colaborador.
  6. Medição: avaliações feitas de forma incorreta e levantamento de dados imprecisos.

Principais vantagens:

  • Classificar as causas dividindo-as em subcausas, sobre um efeito ou resultado;
  • Ferramenta estruturada que direciona os itens a serem verificados para que se chegue à identificação das causas;
  • Apesar de existir um esqueleto a ser preenchido, não há restrição às ações dos participantes quanto às propostas a serem apresentadas;
  • Permite ter uma visão ampla de todas as variáveis que interferem no bom andamento da atividade, ajudando a identificar a não conformidade. Permiti identificar as causas de problemas que devem ser evitados (defeitos, falhas, viabilidade) e montar seu plano de ação;
  • Ideal para quem está fazendo ou já fez um sistema de gestão da qualidade.

5) O Princípio de Pareto (regra 80/20)
O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, diz que 80% dos resultados que se alcança é consequência de apenas 20% dos esforços empregados.

80% do total de vendas estão relacionados com 20% dos produtos, 20% dos clientes são responsáveis por 80% dos lucros, 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas, usamos 20% de nossas roupas em 80% do tempo, 80% das pessoas preferem 20% dos sabores ou cores disponíveis, 80% dos resultados são obtidos por 20% dos funcionários.

Em síntese 80/20 é uma regra universal que afirma que as menores causas e os menores investimentos ou esforços geralmente levam aos maiores resultados, aos rendimentos mais expressivos ou às mais valiosas recompensas.

Nem tudo importa igualmente. Algumas coisas importam mais que outras, muito mais. Uma lista de tarefas, por exemplo, se torna uma lista de sucessos quando você aplica o princípio de Pareto a ela.

São muito comuns nossas listas de tarefas serem imensas, e isso toma todo o nosso tempo. Gastamos energia desnecessária resolvendo problemas "sem importância". Esqueça a lista de tarefas e se apegue a uma lista de sucessos. 

6) Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA também conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Sua missão principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos, focando na causa e não nas consequências. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.

Fases do Ciclo PCDA:

  • P do verbo “Plan”, ou planejar: Aqui se planeja e estabelece os objetivos e as metas do ciclo. Quais problemas serão resolvidos.
  • D do verbo “Do”, fazer ou executar: O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos e a execução propriamente dita e a coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano seja rigorosamente seguido;
  • C do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar: Nessa fase é preciso fazer um monitoramento de cada atividade planejada e comparar o previsto com o realizado. É fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos.
  • A do verbo “Action”: a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a correção das falhas encontradas no passo anterior. Depois de realizada a investigação das causas das falhas ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas (através do mesmo modelo, planejar as ações, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar cada vez mais o sistema e o método de trabalho.

Fundamental para as rotinas da empresa e em especial logística, esse ciclo vai ao encontro de suas expectativas, facilitando as atividades profissionais de todos os colaboradores envolvidos em processos deixando-os mais inteligentes e controlados.

7) Benchmarking
Benchmarking é um processo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais, e é um importante instrumento de gestão das empresas. O benchmarking é realizado através de pesquisas para comparar as ações de cada empresa.

Tem o objetivo de melhorar as funções e processos de uma determinada empresa, além de ser um importante aliado para vencer a concorrência, uma vez que o benchmarking analisa as estratégias e possibilita a outra empresa criar e ter ideias novas a partir do que já é realizado.

Ou seja, consiste em aprender com outras empresas que são lideres de mercado. Pode ser aplicado a qualquer processo e é relevante para qualquer organização, tendo em conta que se trata de uma prática que vai contribuir para melhor a organização e o desempenho da empresa.

Outras ferramentas importantes
As ferramentas de Melhoria Contínua podem ser adaptadas e aplicadas por qualquer empresa, independentemente de seu segmento.

Compreender a importância de melhoria do desempenho da organização, mapeando os processos e melhorando os cenários de decisão é vital. Para isso treinar funcionários e parceiros na filosofia de melhoria contínua pode definir quem continuará competitivo e no mercado.

As ferramentas listadas ajudarão a iniciar o processo de implantação, talvez nem todas façam sentido ao negócio, cabe ao gestor identificar quais as melhores ferramentas e mãos a obra.

Existem outras ferramentas complementares que poderão oferecer benefícios e que não listei. Entre elas estão:

  • Lições de um ponto;
  • Os 7 diagramas para estudo de problemas e suas causas: o diagrama de afinidade, de relação, matricial, árvore, PDPC, setas e matricial de dados;
  • Análise SWOT ou Análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças);
  • MASP (Metodologia de Análise e Solução de Problemas);
  • 6 Sigma;
  • Just In Time;
  • SMED (Sistema de Troca Rápida de Ferramentas) e etc.

Até a próxima!

Achiles Rodrigues

Por Achiles Rodrigues

Possui mais de 16 anos de atuação em logística, transportes, processos e pessoas. É professor de liderança e criatividade e um entusiasta do mundo digital. É graduado em administração de empresas, Teologia e pós-graduado em MBA Logística e Supply Chain.

 

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