ÁREA DO ASSINANTE
Inscreva-se em nossa newsletter e fique bem informado!
TOTVS

 

Logística para e-commerce


21 formas de reduzir custos e melhorar a eficiência logística

Empresas gastaram R$ 15,5 bilhões extras com logística entre 2015 e 2017. E um dos grandes vilões, responsável por estes gastos a mais, é a forte participação do modal rodoviário (80%) no escoamento da produção.

Sem investimentos robustos em infraestrutura de transportes, as estradas brasileiras estão sucateadas, o que onera os custos com logística e encarece os produtos que chegam aos lugares mais remotos do país.

Quem aponta para esse dado, como um dos maiores ofensores para o aumento relevante do custo total de logística no faturamento bruto das empresas, que saiu de 11,73% em 2015 para 12,37% em 2017, é a pesquisa sobre Custos Logísticos no Brasil, divulgada pela Fundação Dom Cabral (FDC).

Ainda somado a isso, estão as restrições de rodagem e distribuição de carga em áreas urbanas, custo com seguros, rastreamento, gerenciamento de riscos, segurança e outras burocracias comuns ao setor.

Essa infraestrutura caótica contribui para gastos maiores, principalmente, para quem realiza viagens de longas distâncias, visto que quando chegam próximo a centros urbanos, devido a restrições, são obrigados a fazer o transbordamento da carga para veículos de menor porte, já que somente esses podem rodar dentro da cidade.

O que automaticamente faz com que os custos com transporte, rastreamento, manuseio, taxas diversas, seguro e outros tantos, que já não são baratos, eleve os custos com frete as alturas.

Nunca foi tão importante pensar fora da caixa e encontrar caminhos possíveis para conseguir equalizar os custos. Tirar coelhos da cartola e fazer malabarismos logísticostornou-se obrigação diante de um cenário com tantas complicações.

Embarcadores, provedores logísticos, pequenas transportadoras e aquele embarcador que faz a própria logística, muitas vezes, tornam-se refém de toda essa problemática e não conseguem deixar suas operações mais produtivas e no custo ideal.

Pensando nisso, criei uma lista (checklist) contendo 21 ações fundamentais para que qualquer gestor aplique, e consiga mudar o cenário do negócio, maximizando produtividade, padronizando processos e reduzindo os custos.

Leia até o fim e mude a história de sua logística...



21 AÇÕES PARA POTENCIALIZAR OS LUCROS E ELIMINAR AS PERDAS

 

#1. Tenha uma torre de controle:

Torre de controle é uma central de integração e inteligência logística que visa aumentar a eficiência da cadeia produtiva com foco em planejamento, processos, execução, métricas e correção de desvios em tempo real.

Uma metodologia de gestão fundamentada nos pilares de segurança, qualidade, produtividade e redução de custos. Que tem como ferramentas principais:

  • Cascateamento de metas;
  • Automação;
  • Rastreabilidade;
  • Monitoramento;
  • Programação;
  • Padronização operacional;
  • Adoção de métricas;
  • Excelência na execução.

 

#2. Invista em gente:

Essa sempre foi e continua sendo a grande sacada para qualquer negócio de sucesso. A matemática é muito simples, se deseja ter a melhor operação logística precisa ter os melhores profissionais do mercado, aqueles com conhecimento técnico elevado e habilidades para lidar com gente; em liderança e negociação.

Profissionais de gabarito, flexível e que se ajuste aos novos cenários, com noções de economia, infraestrutura, transporte, armazenagem e distribuição.

Esses ainda são uma raridade, existem poucos no país, e quando encontrados, custam caro.

Encontre-os e traga-os para você. A empresa, seja embarcadora ou transportadora, não deve cair na armadilha de acreditar que a gestão da área pode ser feita por qualquer um. Definitivamente não pode.

Tenha alguém experimentado e especializado em logística de transportes. Meu conselho: não tenha apenas um gerente de logística que cuide também da rotina de transportes, mas tenha um gerente de transportes, que possa trabalhar em conjunto com o gerente de logística, com foco e dando toda atenção que a área merece.

#3. Revise os contratos:

Se não fez isso até agora, deve fazer. E urgente. É hora de sentar para conversar sobre:

  • Avarias;
  • Perda de agenda;
  • Carga e descarga;
  • Atrasos na coleta;
  • Retornos (logística reversa);
  • Baixa de canhotos, custos, prazos, nível de serviço, aumento de produtividade, qualidade da entrega e etc.

#4. Negocie com seu cliente:

Se possível, venda pedidos maiores, isso aumenta o drop size evitando que o veículo vá muitas vezes ao mesmo lugar. Encontre oportunidades para promover seu produto, acabe com a demora no recebimento, exija seus pallets de volta, negocie valores de descarga e etc.

#5. Componha os custos corretamente:

Como você negocia os fretes? Pelo cheiro do mercado? Pelo km médio por tipo de veículo pago pelo mercado? Conhece cada parcela que compõem o frete constante naquela tabela "Mandrake" que seu fornecedor te passa:

  • Frete peso;
  • Ad-valorem;
  • DAT´s, GRIS, ICMS;
  • Taxas de coleta;
  • Pedágio, entrega, paletização, baixa de canhoto e mais uma outras 10 generalidade que certamente vai te atormentar.

#6. Rastreamento e roteirização:

Em grandes cidades é impossível não rastrear ou roteirizar as entregas. Roteirize as entregas e coletas.

Roteirização é um método de busca, da melhor sequência de visitas a um determinado número de clientes, no interior de uma zona de coleta ou distribuição, ou seja, sequência “otimizada” de entrega e coleta de produtos.

Rastrear os veículos, além de garantir que os motoristas respeitem a sequencia de visitas estabelecidas, auxilia no apoio nas entregas e garantem informações em tempo real aos clientes.

O rastreamento e a roteirização podem gerar indicadores importantes para a operação. Sem falar na possibilidade de segurança do ativo e do motorista.

#7. Meça a ociosidade dos veículos:

Antes de aumentar a frota verifique a ociosidade de seus veículos através de um KPI simples de ociosidade x ocupação. Já que este, já está pago, porque não fazer mais entregas com o mesmo veículo.

#8. Encontre parceiros:

Seja você embarcador ou transportadora, encontre parceiro que tenham sinergia com suas rotas, oportunidades em cargas de retorno (não é saudável rodar com veículo batendo lata, mesmo em curta distância), o mundo está globalizado, sempre há quem queira e precise dividir custos;

#9. Reveja frequência de pagamento:

Talvez seu transportador cobre mais caro para transportar porque seu pagamento demora mais que o normal e, você não ganha nada com isso. Esse é um ponto importante na hora de negociar os fretes, coloque na mesa uma frequência menor desde que haja algum desconto.

#10. Revise os custos com gerenciamento de riscos:

Revisite sua apólice, será que não precisa aumentá-la ou diminuí-la. O custo por consulta de motorista no seu gerenciador de riscos dá para baixar, ou deixar de consultar aproveitando a mesma liberação por outra empresa? Verifique também se o turnover de motoristas está alto.

#11. Revise a logística tributária ou fiscal:

Conhece o tema guerra fiscal entre os estados? Não? Então vale muito a pena conhecer.

Quando instala uma unidade de faturamento em um local tem levado isso em conta? Existem benefícios fiscais que concedem subsídio, isenção, redução de base de cálculo, crédito presumido entre outros.

Conhece a regrinha de cobrança de ICMS de estado rico para pobre e vice versa? Tem tomado crédito dos impostos? Você vai ficar abismado com o tamanho da oportunidade que tem aqui...

#12. Revise os custos com pedágio:

Você paga com inserção via TAG, cartão de operadoras ou em dinheiro? Tem alguém em seu time que faz a gestão das rotas e passagens dos motoristas? Paga por fração de 100 kg no frete fracionado e nem sabe se para onde manda sua carga existe ou não o pedágio, não sabe fazer a conta? Tem grana indo pelo ralo ai hem...

#13. KPI’s: meça a operação:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia” William Edwards Deming.

É possível medir tudo, cada detalhe, cada operação, cada fator do transporte e, ai está o “problema”. O segredo não está em medir por medir, mas em saber o que medir.

Faz parte de um bom planejamento estratégico identificar e acompanhar drives específicos. Muitas empresas não conseguem tomar decisões assertivas porque não medem a produtividade e eficiência das operações ou, quando o fazem, geram uma infinidade de informações e não determinam o que é relevante.

Indicadores chaves de performance (KPI) devem ser bem definidos: o que se deseja medir, qual a estratégia, o que é mais simples e vital para o sucesso do negócio? Para o transporte medir qualidade, produtividade, nível de serviço e custos é primário.

#14. LEAD-TIME – controle os tempos de sua operação:

A expressão “tempo é dinheiro” se aplica muito bem ao transporte. Estudos comprovam que o tempo médio e a variabilidade do tempo de entrega são fatores importantes no desempenho do transporte e diretamente no custo.

Um dos pilares do transporte são os prazos, principalmente quando se trabalha com entregas rápidas. Muitas empresas pagam valores mais altos de frete para que tenham seu produto no menor time possível.

O que no passado já foi um diferencial, hoje é obrigação — seja em que tipo de negócio for. O tempo de entrega cada vez mais reduzido deve ser buscado pelo operador logístico e/ou embarcador de cargas. Essa deve ser uma obsessão de qualquer empresa que queira se destacar no cenário atual.

#15. Avalie a rentabilidade dos produtos ou operações:

Conhecer a rentabilidade de cada produto ou serviço é essencial. Controlar o retorno financeiro (margem) e cada componente do custo para manter funcional um produto ou operação garantirá que sua empresa não invista dinheiro e energia a toa.

Se não for um investimento que faça sentido do ponto de vista marketing ou que ajude a vender outros produtos, renegocie imediatamente, decline do serviço ou descontinue o produto.

#16. Nunca rode vazio (batendo lata):

Os custos do transporte de cargas tem a distância percorrida (quilometragem rodada) como um dos principais fatores determinantes para o estabelecimento do preço de frete.

As más condições das vias e a concentração das indústrias no Sul e Sudeste do país contribuem para um fluxo de mão única de distribuição. Desenvolver a regiões de destino de sua carga é uma tarefa que deve ser contemplada por sua equipe de transportes.

Fazendo assim poderá ser mais competitivo nas tarifas melhorando suas margens e aumentando a eficiência e produtividade.

Embarcadores e transportadoras precisam encontrar parceiros que tenham sinergia com suas rotas, oportunidades em cargas de retorno (não é saudável rodar com veículo “batendo lata”, mesmo em curta distância), o mundo está globalizado, sempre há quem queira e precise dividir custos.

#17. Reveja os processos operacionais e métodos de trabalho:

Processos bem definidos é cultura de empresas de ponta. Diferente de burocracia, os processos atuam como padronizadores de escopos e fluxogramas. É como se garante que todos sabem como fazer, e, o fazem do mesmo modo.

Quando visito empresas para consultoria ou ingresso como gestor, não é incomum verificar que cada setor ou filial, executa a mesma tarefa de maneiras diferentes — utilizam o mesmo sistema imputando informações, fazendo baixas em documentos e gerando dados, cada qual a sua maneira.

Em um local se contrata de um modo e, em outro, de um novo modo. E assim são feitos pagamentos; se estabelece frequências, tratativas e etc. Uma verdadeira salada. É preciso padronizar, falar todos a mesma língua, encontrar o Modus Operandi mais rentável, correto e eficiente.

Crie procedimentos para tudo e divulgue a todos. Faça gestão à vista. Padronize coletas, entregas, pagamentos, contratações, taxas, tributações e todas as outras tarefas no transporte.

#18. Tenha maior foco no cliente:

Os clientes são, sem dúvida alguma, o maior patrimônio de qualquer organização, razão de estarmos fazendo o que fazemos. São eles que compram nossos produtos, e/ou serviços, garantindo assim nossa sobrevivência como empresa.

Logo é importante adequar o escopo das operações logísticas que claramente já ultrapassou os limites apenas do transporte e da armazenagem.

É importante estar apto a customizar os serviços ao cliente e responder rapidamente às demandas dos mesmos, no entanto, isto somente irá se transformar em vantagem competitiva, se as margens e a lucratividade da empresa não forem sacrificadas.

a) O que seu cliente merece:

Precisão, qualidade incontestável, agilidade, capacidade de executar serviços complexos, excelência pré, durante e pós-operação, Transformando o impossível em possível.

b) O que o cliente espera:

Rapidez, um serviço sem surpresas ruins (as boas podem), personalizado, confiável, preciso, criativo, inovador e com manutenção pós entrega.

#19. Faça gestão da carteira de pedidos:

Já falamos que o foco da gestão de transporte deve ser atender com excelência, mantendo o nível de serviço estipulado. Para que isso aconteça a gestão da carteira de pedidos é um fator importante.

Entre outras ações, se determina como e quando será atendido cada cliente: suas particularidades, tamanho do pedido determinando o perfil do veículo entregador e o agendamento da entrega.

Alguns problemas como os destacados abaixo podem ser identificados e tratados na gestão da carteira de pedidos:

  • Carga que não coube no caminhão na hora da coleta;
  • Paletização da carga (clientes estratégicos exigem paletização “customizada”);
  • Agendamento da entrega (agendar a entrega para o momento ideal evita perdas com diárias e reentregas);
  • Agendamento da coleta (a coleta do produto alinhado com a entrega evita gastos com diárias e armazenagens no transportador).

#20. Escolha o modelo de frota ideal:

A decisão sobre a propriedade da frota sempre foi uma das mais estratégicas da logística de transportes, importantíssima para o sucesso logístico das empresas de diversos setores. 

Algumas empresas ainda insistem em frota própria, contudo o que temos visto no mercado é a migração para a terceirização total ou parcial da frota.

Quando se faz uso de frota própria, o nível de investimento (custos fixos) é muito elevado. Este capital imobilizado pode ser redirecionado para outras áreas que fazem parte da competência estratégica da empresa como, por exemplo, investir no processo produtivo e aumentar sua produtividade.

Terceirizar a frota total ou parcialmente, pode significar acesso à tecnologia de ponta na área de logística, já que este é o diferencial estratégico das transportadoras.

Além disso, algumas rotas podem ter sinergia com outras rotas da própria transportadora e os ganhos podem ser divididos entre ela e a empresa.

Outra vantagem da terceirização é a maior flexibilidade para a empresa em casos de flutuação da demanda, já que não estará sujeita a ociosidade. 

#21. Se programe para as sazonalidades:

Sazonalidade pode acontecer dentre diferentes intervalos de tempo, isto é, existem sazonalidades dentro do dia, semana, mês ou ano, e, também em eventos especiais como copa do mundo ou olimpíadas.

As implicações são sempre concentração enorme de pedidos, falta de caminhões, de agendas e janelas, filas intermináveis na porta dos clientes (a prioridade é do perecível), falta espaço nos estoques, restrições de rodagem, Drop-size baixo (necessidade de mais veículos para menos entregas) e etc.

Trabalhar a questão da sazonalidade vai além de contratar mais veículos para realizar entregas, é preciso planejar o momento. Logística custa dinheiro. Erros de logística custam clientes.

Neste momento as parcerias logísticas devem ser mais bem articuladas. Ou melhor, muito antes do período sazonal a negociação dos termos deveria estar em contrato, essa previsão e controle garantiriam um custo mais baixo e menor dores de cabeça comuns em apagamento de incêndios.

Até a próxima!

 

 

Achiles Rodrigues

Por Achiles Rodrigues

Possui mais de 16 anos de atuação em logística, transportes, processos e pessoas. É professor de liderança e criatividade e um entusiasta do mundo digital. É graduado em administração de empresas, Teologia e pós-graduado em MBA Logística e Supply Chain.

 

Veja também: