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13 ações fundamentais para reduzir custos e elevar o nível da logística de transportes

 

Se você está esperando mais um artigo sobre os desafios da infraestrutura logística desse nosso “brasilzão”, rodoviarização do transporte, portos ineficientes, malha ferroviária aquém do ideal, problemas com mobilidade nos grandes centros, fiscais e concernentes à segurança... Pare de ler aqui mesmo!

Esses problemas são antigos e não vamos nos ater a eles. A verdade é que, em terras tupiniquins, tudo é mais difícil do que parece. Os órgãos "competentes" demonstram não entender a urgência de tais melhorias.

Hoje nos ateremos aos problemas da nossa casa. Você não só pode como deve resolvê-los tornando sua logística de transporte rentável, otimizada, inteligente, controlada, competitiva. E, claro, atendendo ao nível de serviço estabelecido garantindo a satisfação dos clientes.

Mas como fazer isso?

Em 13 ações eficientes e inovadoras, você saberá como fazer a sua logística ter diferencial competitivo. Pois bem, é chegada a hora de separar os homens dos meninos. Arregacemos as mangas e ao trabalho.

13 ações inovadoras para reduzir os custos e elevar os níveis:

1) Criatividade e inovação

Não é só possível ser criativo na logística, mas necessário. Criatividade é uma ferramenta para solucionar problemas, sejam bons ou ruins.

Os grandes centros urbanos com dilemas de mobilidade e todas as restrições, somadas as "burrocracias" brasileiras e outras tantas oportunidades que já sabemos, são problemas novos que exigem do gestor moderno soluções também novas. As soluções antigas já não servem mais para os problemas novos, diante disso pensar diferente e inovador será o grande diferencial para a logística de transportes em qualquer época e cenário.

Um exemplo: em uma empresa que prestei consultoria, pude acompanhar um gestor que, para fintar o trânsito caótico de São Paulo, apostou em contratar motoristas mais experientes para driblar os engarrafamentos através de atalhos e acesso a vielas e assim realizar mais entregas no dia. Nem é preciso dizer que essa é uma solução antiga para um problema novo – sem falar nos riscos.

Soluções novas seriam roteirização, clusterização, tecnologia embarcada, gestão da carteira e etc.

2) Logística integrada

Nas últimas décadas, muito se falou e ainda se fala de logística integrada. Em síntese, esse conceito significa considerar como mecanismos de um mesmo sistema todas as atividades envolvendo administração, movimentação e armazenagem, desde o período de aquisição dos materiais até o ponto de consumo final.

A tese parte do pressuposto de que a cadeia logística precisa ser coordenada por uma gestão que tenha visão macro, que saiba envolver todos os departamentos como compras, comercial, call center, marketing, estoque, demanda e projetos nos assuntos logísticos. Implementar a diversidade para fechar os gaps geracionais e de comunicação dentro da empresa são fatores imprescindíveis para qualquer empresa competir no cenário atual. 

3) Gestão de alto nível

Seja um profissional de logística flexível e ajuste-se aos novos cenários.

À medida que o conceito de logística integrada foi difundindo entre empresas e se tornando mais sofisticado, a exigência por um profissional mais preparado e com mais autonomia foi elevando-se. O gestor de logística deve ter uma visão holística e ser um excelente parceiro do próprio negócio, um verdadeiro maestro, envolvendo todos os departamentos, desde a aquisição da matéria prima até a entrega final. Recicle-se.

Como se reciclar?

Consulte literaturas sobre a área, pesquise, participe de workshops, conheça as melhores práticas do mercado e descubra o que as empresas de ponta estão fazendo (Benchmarking). Estude sobre criatividade e inovação, entenda que está na caixa e a expanda ou a jogue fora, saia da zona de conforto. Faça qualquer coisa, mas renove-se. 

4) Time: pessoal capacitado

Profissionais de gabarito: uma raridade. No Brasil, ainda existe poucos profissionais especializados nesse segmento. Eles devem possuir noções de economia, infraestrutura, transporte, armazenagem e distribuição.

Para ter um time preparado que compreenda a logística de transportes é preciso ter uma equipe capaz de lidar com dinâmicas de mercado jamais vistas. Profissionais capazes de identificar e implantar soluções para os novos desafios de negócio.

Treine o time, prepare-os, invista tempo e recursos. Depois de bem preparados, eles podem até trocar de empresa, mas imagine só o que acontecerá se eles ficarem sem preparo nenhum.

É importante também mexer na ferida e abordar o tema da ética: preparar pessoas dotadas de valores é de extrema importância. Em um cenário onde alguns nichos são prostituídos, é necessário gente incorruptível.

5) integração entre o departamento comercial e logística

Prática mais do que comum nas empresas e muito nociva para os negócios: a departamentalização do sucesso ou fracasso. Quando estão frente a frente, os departamentos comercial e logístico às vezes se respeitam, mas nos bastidores um culpa o outro pelos fracassos da venda ou da entrega (briga de irmãos imaturos). 

Comercial: Nós fizemos a venda, mas a logística não entregou no prazo e quando entregou foi pela metade.

Logística: Venderam sim, mas venderam o que não tinham em estoque. Antes de vender deveriam ler o relatório ou consultar o sistema.

Comercial: Este mês não batemos a meta porquê a logística não entregou no tempo estipulado, perdemos venda.

Logística: Passaram para o cliente a informação de lead time errada. Será que não sabem a distância do ponto a ao b?

A verdade é que não importa de quem foi o erro. A organização perdeu como um todo. O que faltou? Integração entre os departamentos: a velha discussão sobre a importância do cliente interno.

O comercial deve trabalhar muito próximo da logística informando sobre prazos de visita e entrega ao cliente, descontos, particularidade do cliente como restrições de espaço, horários, descarga, validade do produto e etc. A logística deve estar extremamente próxima do comercial, dividindo dificuldades de estoque, de mobilidade, cluster, problemas de clientes específicos, limitação e cobranças de diárias, chapas e descargas.

6) Escolha o modal ideal

A modalidade mais adequada ao transporte deve ser identificada, ou até o casamento de duas para a mesma rota. Para isso, deve-se levar em conta alguns fatores, em especial os custos, a velocidade de locomoção, e a confiabilidade de fornecimento. Assim, faz se necessárias algumas análises:

  • Custos - Composto de elementos fixos, baseados no tempo e nos elementos variáveis de distância. Cada modalidade possui custos inerentes. 
  • Velocidade - Cada modalidade envolve o cronograma (lead time) para completar o processo de entrega e a distância na qual os produtos serão movimentados. 
  • Confiabilidade - Reflete a habilidade de entregar consistentemente no tempo declarado e acordado, numa condição satisfatória. Quando um serviço não é confiável, os clientes devem aumentar o inventário e, consequentemente, os estoques.

7) Escolha o modelo de frota ideal

A decisão sobre a propriedade da frota sempre foi uma das mais estratégicas da logística de transportes, importantíssima para o sucesso logístico das empresas de diversos setores. Algumas empresas ainda insistem em frota própria, contudo o que temos visto no mercado é a migração para a terceirização total ou parcial da frota.

Quando se faz uso de frota própria, o nível de investimento (custos fixos) é muito elevado. Esse capital imobilizado pode ser redirecionado para outras áreas que fazem parte da competência estratégica da empresa como, por exemplo, investir no processo produtivo e aumentar sua produtividade.

Terceirizar a frota total ou parcialmente, pode significar acesso à tecnologia de ponta na área de logística, já que este é o diferencial estratégico das transportadoras. Além disso, algumas rotas podem ter sinergia com outras rotas da própria transportadora e os ganhos podem ser divididos entre ela e a empresa.

Outra vantagem da terceirização é a maior flexibilidade para a empresa em casos de flutuação da demanda, já que não estará sujeita a ociosidade. 

8) Escolha da transportadora

Pequenas transportadoras geralmente conseguem fazer um valor de frete mais baixo. E a explicação é simples: são TACs (transportadores autônomos de carga) que se “pejotizaram” para conseguirem sobreviver, é comum que não tenham uma grande estrutura física, a maioria tem como endereço de seu CNPJ sua própria residência. Quando é necessário emitir um documento fiscal a esposa ou filhos são os "funcionários" que realizam o serviço. 

Por outro lado, grandes transportadoras tem a necessidade de elevar seus custos por conta de uma grande estrutura: espaço físico, certificações, tecnologia, pessoas e frota dentro dos padrões normalmente exigidos. 

É importante que o gestor tenha ciência de tudo isso. Não há nenhum demérito em ser pequeno, desde que as ETCs (empresa de transporte de cargas) estejam dentro da lei. Mas a saúde financeira desse pequeno transportador depende de um pagamento de frete mais rápido, pois a maioria não tem capital de giro para manter os veículos próprios ou agregados em uma operação que demore mais de uma quinzena para pagar os fretes.

Obs: Vale citar que é comum o embarcador pagar mais para a grande transportadora fazer o serviço e ela vai e contrata o pequeno pagando mais barato.

O importante é enxergar esse novo ou velho contratado como parceiro e parte integrante da empresa. Afinal, é ele que o representará junto ao cliente na hora da entrega. 

9) Roteirização

Roteirize as entregas e coletas. Roteirização é um método de busca, da melhor sequência de visitas a um determinado número de clientes, no interior de uma zona de coleta ou distribuição, ou seja, sequência "otimizada" de entrega e coleta de produtos. 

A análise metódica e o devido planejamento para a otimização dos recursos de transporte, focado na minimização de custos e incremento do nível de serviço fazem parte de uma boa gestão do transporte. 

Esse trabalho tem a função de gerar roteiros que serão utilizados na programação de transportes, observando regras de carregamento, oportunidades de consolidação de cargas, datas de entregas requeridas pelos clientes, entre outras premissas. Para conhecer os melhores ganhos em roteirização, leia esse artigo.

10) Composição dos custos

O preço do frete é sem dúvida a parte mais sensível de uma negociação. Se ele for mal calculado, a empresa corre o risco de não ter lucros, e se for alto demais, no caso do embarcador, pode ter prejuízo em margens. No caso da transportadora, pode perder espaço para a concorrência.

Fazer uso de uma metodologia adequada para cálculo do custo do frete é vital. O gestor precisa considerar: Modal, distância, peso, dimensão da carga, valor e tipo da carga, pedágio, qualidade da via, particularidades de manuseio, Mark-up e taxas. 

A tarifa de frete é composta pelo frete peso (parcela mais importante), pelas DATs: despesas administrativas e de terminais, pelo ad-valorem (ou frete valor), pela GRIS: taxa de gerenciamento de risco, pelas taxas adicionais; conhecidas como generalidades, impostos e pelo lucro. E é possível calcular o frete de forma simples e rápido seguindo essas dicas.

11) Gestão da carteira de pedidos

Já falamos que o foco da gestão de transporte deve ser atender com excelência, mantendo o nível de serviço estipulado. Para que isso aconteça a gestão da carteira de pedidos é um fator importante. 

Entre outras ações, se determina como e quando será atendido cada cliente: suas particularidades, tamanho do pedido determinando o perfil do veículo entregador e o agendamento da entrega. Alguns problemas como os destacados abaixo podem ser identificados e tratados na gestão da carteira de pedidos:

Carga que não coube no caminhão na hora da coleta;

  • Paletização da carga (clientes estratégicos exigem paletização “customizada”);
  • Agendamento da entrega (agendar a entrega para o momento ideal evita perdas com diárias e reentregas);
  • Agendamento da coleta (a coleta do produto alinhado com a entrega evita gastos com diárias e armazenagens no transportador).

12) Tecnologia

Não há dúvidas que o transporte tem muito a ganhar com o uso de tecnologias e métodos científicos para ajudar na medição e resolução dos muitos problemas que se apresentam ao setor. O avanço da tecnologia de equipamentos de transporte e iniciativas como a intermodalidade, a multimodalidade (integração de vários modais de transporte) e a terceirização desta atividade a operadores logísticos têm sido importantes para a redução dos custos de transporte. 

Sistemas de informação tais como: roteirizadores, controle de frete, informação Geográfica (GIS – Geographic Information System), posicionamento Global (GPS – Global Positioning Systems) e sistema de gerenciamento de transporte (TMS – Transportation Management System). Cooperam para controle e reduções. 

Esses sistemas de informação têm sido adotados pelas empresas em virtude do baixo custo relativo ante os benefícios gerados, além de serem requisitados pelos clientes e apoiarem a documentação exigida por regulamentações definidas pelo governo. Não feche os olhos para um bom sistema de gestão de transporte que o coloque no controle da operação.

13) A finalidade do transporte não é a entrega

Cliente é todo aquele que é impactado por seus produtos, processos e serviços, inclusive depois da entrega realizada. É neste momento que o índice de insatisfação vai a escalas estratosféricas, visto que algumas empresas têm um péssimo pós-vendas. Não podemos esquecer que o que mantém o negócio é a fidelização do cliente, portanto é importante que a sua empresa esteja adequada aos itens abaixo:

  • Tratar como prioridade queixas e reclamações do cliente com rapidez no retorno;
  • Medir a satisfação dos clientes sobre a qualidade da resposta dada e o tempo dela;
  • Rastreamento do produto: lote, data e garantia;
  • Disponibilizar virtual e fisicamente os comprovantes de entrega;
  • Logística reversa de itens que eventualmente são substituídos.

Informação é importante. Mas é o que fazemos com ela que faz toda a diferença.

Se chegou até aqui, reúna as informações, envolva pessoas chaves de seu time e, FAÇA! É isso que determinará quem continuará no negócio.

 

Achiles Rodrigues

Por Achiles Rodrigues

Achiles Rodrigues Possui mais de 16 anos de atuação em logística, transportes, processos e pessoas. É professor de liderança e criatividade e um entusiasta do mundo digital. É graduado em administração de empresas, Teologia e pós-graduado em MBA Logística e Supply Chain.

 

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